Certamente você já se encontrou na situação de receber inúmeras demandas ao mesmo tempo. Todas com aquele senso de urgência singular dado à uma tarefa ou cliente. Nestes momentos, nos pegamos tentando decidir de forma justa qual demanda é prioritária, ou qual dessas demandas leva menor tempo para ser executada, ou qual o grau de complexidade daquele trabalho.
Vivendo isso quase diariamente eu te pergunto: como você gerencia e organiza tudo? Por onde começar? Quais critérios estabelecer? Qual a minha responsabilidade diante desta demanda?
Pois bem, sabemos que não há, uma formula mágica e que cada empresa e situação pode ser tratada de uma forma única. Entretanto, existem várias técnicas que podem nos auxiliar nestas definições e há várias ações que tomamos neste momento que poderão nos direcionar para que possamos fazer uma gestão das demandas de forma mais eficaz.
Hoje vamos apresentar uma técnica que podemos utilizar para gerir nossas demandas e determinar prioridades, mas antes quero colocar em pauta algumas capacidades que precisamos ter e que são muito importantes para que sejamos protagonistas destes processos.
Autorresponsabilidade
A autorresponsabilidade está diretamente associada à nossa capacidade de responsabilizarmos a nós mesmos por tudo aquilo que acontece em nossas vidas, nos projetos que assumimos e nas tarefas que assumimos. Aquilo que é positivo ou negativo, e também o que nos influencia direta ou indiretamente.
A forma com o que encaramos a autorresponsabilidade é o que faz a diferença de quem consegue fazer a gestão de demandas ou não. Não se trata de assumir a culpa, mas sim de uma análise pessoal da situação e como contribuir para que ela flua melhor. Portanto, a autoresponsabilidade está mais relacionada à capacidade de assumir seu papel em determinada circunstância e, ao invés de criar justificativas chamadas de tranquilizadoras, buscar formas de transformar o resultado.
A autorresponsabilidade implica no gerenciamento das nossas emoções no ambiente de trabalho, também denominado como inteligência emocional. Não somos máquinas, logo sentimos emoções, e no trabalho não é diferente. Pode ser que, quando algo não sai como planejado, sintamos raiva ou frustração. Isso pode facilmente levar a transferência de responsabilidade. Portanto, para ter esse senso bem apurado, é preciso trabalhar o emocional.
É preciso entender que se algo foi atribuído a você é porque não está atribuído a outra pessoa e ter noção de que você faz parte de uma equipe, de um meio que é composto por partes que precisam entregar cada uma o seu bem, produto ou serviço. Quando você não faz o que se compromete a fazer ou a bola de neve fica maior ainda ou outra pessoa precisa se desdobrar a fazer algo fora de seu planejamento.
Senso de Urgência – Priorize
É necessário compreender que é preciso determinar uma prioridade a cada demanda ou tarefa e ao dar prioridade a uma tarefa estamos, na verdade, fazendo uma escolha entre realizar a ação primeiro, deixá-la para mais tarde ou até mesmo descartá-la é fundamental.
No cenário atual, é comum tentar priorizar diversas atividades de forma simultânea, considerando todas como de nível 1. No entanto, organizar as ações em uma fila representa um ato de responsabilidade mais alto do que simplesmente afirmar que todas as tarefas à nossa frente têm a mesma prioridade.
Embora seja comum abraçar um grande volume de responsabilidades e que isso possa gerar certo reconhecimento, a qualidade do que entregamos pode se tornar questionável, dependendo da entrega realizada.
Em última análise, a prática de ordenar nossas ações destaca a importância de uma gestão cuidadosa, garantindo que a atenção seja direcionada às tarefas de maior relevância e impacto, em vez de diluir nossos esforços em uma abordagem indiscriminada.
Ferramenta - Matriz de Eisenhower (Priorização de Tarefas)
Essa ferramenta nomeada em homenagem ao general e ex-presidente americano Dwight Eisenhower, é dividida nos seguintes quadrantes:
Importante e urgente: ou seja, faça imediatamente.
Importante, mas não urgente: boa para tarefas que devem ser desenvolvidas no médio ou longo prazo.
Urgente, mas não importante: como fazer ligações, e-mails e reuniões.
Não urgente, não importante: tarefas que estão na lista, mas podem esperar ou serem eliminadas.
Tarefas importantes referem-se a objetivos ou metas, como a elaboração de um relatório mensal ou o desenvolvimento de um projeto. Tarefas urgentes possuem prazos definidos, como agendar uma reunião ou realizar uma inscrição, ocorrendo até uma data específica ou tendo uma data determinada para sua conclusão.
Algumas tarefas urgentes podem ser delegadas a colegas de equipe, caso trabalhe em grupo ou tenha assistentes disponíveis. Às vezes, uma tarefa pode ter natureza dual, sendo importante e adquirindo urgência à medida que se aproxima o prazo, como um projeto a ser entregue até uma terça-feira.
É possível atribuir níveis de prioridade de 1 (mais prioritário e foco principal) a 4 (menos prioritário) a cada tarefa, embora essa avaliação não seja uma ciência exata, ficando a critério do indivíduo determinar o peso de cada uma.
O objetivo é manter a lista de tarefas em constante atualização. Ao lidar com as tarefas mais prioritárias, abre-se espaço para gerenciar as menos prioritárias e eventualmente retirá-las da lista de afazeres.
Ao categorizar as atividades em quadrantes, é possível identificar as maiores prioridades, o que pode ser adiado e o que pode ser deixado para depois, ou até mesmo descartado. Isso facilita o gerenciamento eficaz das responsabilidades diárias.
Vantagens na gestão de demandas e prioridades
Saber como fazer controle de demanda e estruturar a gestão do negócio com base em prioridades, urgências e importância da necessidade garante várias vantagens, como:
Mitigação de falhas
Melhoria no processo de tomada de decisão
Mais controle sobre os recursos
Diminuição de retrabalho
Tarefas cumpridas dentro do prazo previsto
Mais qualidade nas atividades executadas
Aumento da produtividade
Visibilidade sobre todos os projetos e demandas em andamento
Clientes mais satisfeitos
Mais agilidade para responder e se adaptar às mudanças
Foco nas ações que são realmente importantes
Eliminação de etapas que não agregam valor ao produto/serviço.
Com tudo isso, você ganha mais tempo para pensar em soluções inovadoras, em vez de ter uma rotina de “apagar incêndios”.
Aplicação ao Microempreendedor Individual (MEI)
Para o Microempreendedor Individual (MEI), a aplicação desses princípios de gestão de demandas e prioridades é essencial para o sucesso e a eficiência do negócio.
Diante da rotina desafiadora de lidar com diversas demandas simultâneas, o MEI pode se beneficiar da prática de autorresponsabilidade, reconhecendo a importância de assumir o controle sobre suas ações e resultados.
A gestão emocional também desempenha um papel crucial, permitindo ao MEI enfrentar contratempos sem transferir a responsabilidade, promovendo um ambiente de trabalho mais equilibrado. Além disso, ao compreender a urgência e priorizar tarefas utilizando ferramentas como a Matriz de Eisenhower, o MEI pode otimizar sua produtividade e eficácia. Isso inclui identificar o que é importante e urgente, planejar ações a médio e longo prazo, lidar eficientemente com tarefas urgentes mas não tão importantes, e discernir tarefas que podem ser adiadas ou eliminadas.
Ao implementar esses conceitos, o MEI obtém vantagens como a redução de falhas, tomadas de decisão mais assertivas, controle efetivo de recursos e, consequentemente, um aumento da qualidade das atividades executadas.
Essa abordagem contribui para uma gestão mais eficiente, permitindo que o MEI alcance seus objetivos de forma estratégica, com foco nas ações verdadeiramente importantes para o crescimento do seu empreendimento.